Poreikiai

Lengvas ir greitas poreikių susisteminimas. Pirkimų planavimas paremtas paraiškos sukūrimu, kurioje užpildoma informacija apie reikalingas prekes, paslaugas ar darbus ir būsimą pirkimą. Paraiškas gali pildyti įvairių įstaigos padalinių bei skyrių atsakingi darbuotojai. Kiekvienas asmuo pagal jam suteiktas teises paraiškų sąraše gali peržiūrėti ar vizuoti bei patvirtinti jam skirtas paraiškas. Prireikus paraišką galima greitai rasti pagal įvairius kriterijus, pvz., paraiškos nr., padalinį, paraiškos iniciatorių, BVPŽ kodą ar pavadinimą, lėšas, tiekėją, paraiškos būseną ir kt. Jei paraiškų yra daug, pažymėjus varnelę ties atitinkamu požymiu, galima greitai atrinkti vizuotinas arba vizuotas paraiškas.

Paraiškų funkcionalumas ne tik pagreitina pirkimų planavimą, bet ir sumažina popierizmą bei suteikia galimybę pamatyti poreikius visos įstaigos mastu.

Pirkimas

Automatinis pirkimo būdo priskyrimas ir galimybė apjungti pirkimus. Pirkimai sistemoje kuriami patvirtintų paraiškų pagrindu. Pirkimas gali būti inicijuojamas įtraukiant vieną ar kelias to paties ar skirtingų padalinių paraiškas, taigi galima organizuoti pirkimus ne tik padalinio, bet ir visos įstaigos mastu. Pagal pirkimo vertę ir kitas sąlygas veikiantis algoritmas siūlo pirkimo būdą, tad pirkimo iniciatoriui paprasčiau įvertinti, koks pirkimo būdas turėtų būti priskirtas, tačiau norint siūlomą pirkimo būdą galima pakeisti ir peržiūrėti, kiek pirkimų ir už kokią sumą jau yra inicijuota su pasirinktu BVPŽ kodu. Be to, ties kiekvienu pirkimo būdu galima sukurti užduočių šablonus ir nurodyti su pirkimu susijusius darbus, tuomet pirkimo vykdytojui automatiškai priskiriamos numatytos užduotys.

Kvietimai

Greitas ir patogus potencialių tiekėjų informavimas. Vienas iš pirkimo vykdymo elementų – galimų tiekėjų kvietimas dalyvauti konkurse. VIPIS sistemoje galima tiesiogiai iš sistemos siųsti kvietimus potencialiems tiekėjams nurodytais el. pašto adresais. Kad kaskart siunčiant kvietimus nereikėtų rašyti to paties teksto, galima susikurti kvietimų šablonus, o prireikus kvietimo tekstą galima pakoreguoti.

Siųsdami kvietimus tiesiogiai iš sistemos ne tik operatyviau informuosite tiekėjus apie vykdomą pirkimą, bet ir vienoje vietoje kaupsite visus su pirkimu susijusius dokumentus.

Pasiūlymai

Išsamus ir tikslus gautų tiekėjų pasiūlymų įvedimas ir sąsaja su kitais dokumentais. VIPIS sistemoje galima įvesti gautus tiekėjų pasiūlymus, nurodant datą ir tikslų laiką. Pasiūlymai įvedami greitai, nes sistema siūlo tiekėjus, kuriems buvo išsiųsti kvietimai dalyvauti konkurse. Labai patogu, kad toje pačioje formoje galima įvesti naujus fizinius ar juridinius asmenis, kurie ne tik panaudojami konkrečiame pasiūlyme, bet ir automatiškai įtraukiami į tiekėjų klasifikatorių. Pasiūlymuose yra galimybė nurodyti ne tik bendrą pasiūlymo sumą, bet išskirti kiekvienos prekės, paslaugos ar darbų įkainį, PVM tarifą, valiutą bei prisegti nuskenuotą dokumentą. Įvesdami pasiūlymus į sistemą ne tik kaupsite bendrą pirkimo informaciją, bet ir paprasčiau sudarysite protokolus bei pirkimo sutartį.

Protokolai

Lankstus pirkimo procedūrų registravimas ir valdymas. Sistemoje galima registruoti įvairių tipų protokolus, pvz., vokų plėšimo protokolą, apklausos pažymą ir kt. Kuriant apklausos pažymą galima įvertinti tiekėjams keliamus kvalifikacinius reikalavimus bei pateiktus pasiūlymus, pagal kuriuos sudėliojama pasiūlymų eilė ir siūlomas laimėtojas. Įdiegta kontrolė leis pasirinkti tinkamiausią tiekėją, nes sistemoje yra tikrinama, ar laimėtojo pasiūlymas neviršija planuotos pirkimo vertės, ar pirkimo vykdytojas pasirinko tinkamiausią tiekėją ir kt. Išsaugojus apklausos pažymą galima automatiškai suformuoti ir atsispausdinti lyginamąją kainų lentelę, kurioje nurodomi visi apklausti tiekėjai bei jų pasiūlymų vertės.

Sutartys

Sutarčių vykdymo stebėsena ir kontrolė. Sistemoje galima registruoti įprastas prekių, paslaugų ar darbų, komunalinių paslaugų ir preliminariąsias sutartis. Priklausomai nuo to, kas gali peržiūrėti ir vykdyti užsakymus, sutartys gali būti individualios, jungtinės ar centralizuotos. Nepaisant sutarties tipo, visose sutartyse įdiegta galimybė kontroliuoti vykdomus užsakymus, kad būtų perkama tik iš sutartyje nurodyto katalogo, ar pasirinkti tikrinimą pagal nurodytą perkamų prekių, paslaugų ar darbų įkainį ir kt. Sutarčių sąraše visuomet galima peržiūrėti įvykdytą sutarties vertę ir pinigų likutį, lengvai rasti reikalingą sutartį pagal datą, tiekėją, vertę ar kt. kriterijus.

Sutarčių vykdymui stebėti yra įdiegtas priminimų modulis, kur galima pasižymėti, kad būtų siunčiami priminimai apie artėjančią sutarties pabaigą ar pinigų likutį ir kt.

Užsakymai

Užsakytų prekių, paslaugų ar darbų paskirstymas. Pagal užregistruotas sutartis sistemoje galima kurti užsakymus. Sistemoje įdiegta kontrolė neleidžia kurti užsakymų pasibaigus sutarties terminui ar pinigų likučiui, tad visada būsite tikri, kad nebus perkama daugiau nei planuota ar pasibaigus sutarties terminui. Užsakymai gali būti kuriami paprasti, kai perkama tiesiogiai iš tiekėjo, arba į sandėlį – užsakant didesnį kiekį prekių ir po to vykdant užsakymus iš sandėlio. Įvesdami užsakymus į sistemą galėsite paprasčiau planuoti būsimus užsakymus, nes visuomet galėsite peržiūrėti, kiek prekių, paslaugų ar darbų buvo užsakyta ir kiek pagal sutartį yra likę nepanaudotų lėšų.

Sąskaitos

Užsakytų prekių, paslaugų ar darbų apskaita ir kontrolė. Sistemoje yra galimybė ne tik užpildyti užsakymus, bet ir suvesti gautas tiekėjų sąskaitas faktūras, kurios gali būti paprastos, išankstinės ir kreditinės. Sistemoje yra įdiegti tikrinimai, kurie sumažina klaidų ir piktnaudžiavimo tikimybę. Sąskaitos faktūros yra glaudžiai susijusios su užsakymais, tad visada būsite tikri, kad sąskaita išrašyta už pirktas prekes ir jų kiekį. Be to, sąskaitos faktūros gali būti peržiūrimos ir vizuojamos finansininkų ar kitų atsakingų darbuotojų. Viešųjų pirkimų sistemą susiejus su finansų valdymo sistema galima ne tik fiksuoti sąskaitas faktūras, bet ir sekti jų apmokėjimą ir kt.

Planai

Faktinę situaciją atspindintis metinis viešųjų pirkimų planavimas. Sistemoje į metinį viešųjų pirkimų planą konsoliduojamos visos pirkimuose esančios paraiškos, tad planas yra tikslus ir atitinkantis faktinę, o ne planuojamą situaciją. Kilus nenumatytam poreikiui ką nors įsigyti pildomos neplaninės paraiškos ir planas gali būti patikslintas. Metinis viešųjų pirkimų planas gali būti redaguojamas, peržiūrimas bei tvirtinamas atsakingų darbuotojų. Patvirtinus metinį viešųjų pirkimų planą galima jį ne tik peržiūrėti, bet ir atsispausdinti. Ilgainiui dirbdami su viešųjų pirkimų sistema galėsite kaupti visus metinius pirkimų planus bei juos palyginti.

Ataskaitos

Greita ir paprasta viešųjų pirkimų analizė. Sistemoje įdiegtas ataskaitų modulis palengvina viešųjų pirkimų susisteminimą, analizę bei organizavimą. Sistemoje galima formuoti įvairias ataskaitas, pvz., paraiškų ataskaitą, kurioje galima peržiūrėti visų paraiškų informaciją arba atrinkti tik prekių, tik paslaugų ar tik darbų paraiškas, pirkimo procedūrų ataskaitą, kurioje galima peržiūrėti, kiek laiko užtrunka pirkimo procedūros nuo paraiškos inicijavimo iki sutarties sudarymo, pirkimo sutarčių ataskaitą pagal tiekėją ar vertę, metinio prikimo plano ataskaitą, pretenzijų, sutarčių ataskaitas ir kt.

Užduotys

Patogus būdas peržiūrėti, vykdyti ir stebėti su pirkimu susijusias užduotis. VIPIS sistemoje kiekvienas naudotojas gali peržiūrėti ir vykdyti jiems priskirtas užduotis. Sąraše ties kiekviena užduotimi rodoma, kiek darbų jau yra atlikta, kada jie buvo atlikti, bei nurodyti vėlavimo priežastis. Prireikus galima sukurti nenumatytas užduotis ar perduoti paskirtus darbus atlikti kitiems asmenims. Darbuotojų užimtumą galima peržiūrėti dar prieš priskiriant užduotis, tad užduočių vykdymo stebėsena padeda ne tik paskirstyti darbus, bet ir kontroliuoti, kad užduotys būtų atliktos laiku.

Kalendorius

Svarbiausių pasirinkto laikotarpio dokumentų peržiūra ir spausdinimas. Sistemoje įdiegtas kalendorius, kuriame galima peržiūrėti pasirinktos dienos, savaitės ar mėnesio protokolus ir juos atsispausdinti. Naudodamiesi VIPIS kalendoriumi galėsite ne tik matyti kiekvienos dienos darbų apimtis, bet ir jas palyginti.